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Etapas fundamentales de una planificación sencilla y efectiva

El tema de la planificación es normalmente un paradigma en nuestras latitudes. Lo vemos como algo tedioso y que al final de la historia queda en el papel y no da resultados.

Nada mas alejado de la realidad, lo que sucede es que si es que por lo general dejamos de hacer algunas de las actividades que hay que realizar para que la estrategia funcione.

Mi punto de vista es que la planificación, para que sea costo/efectiva debe corresponder al tamaño de la empresa o emprendimiento

Con base en mi experiencia práctica en empresas de todo tamaño he condensando en el método genuimentor, las actividades de planificación que a mi criterio conforman las etapas fundamentales de una planificación sencilla y efectiva:

Recolección y análisis de información

análisis estratégico

La visión, la misión y los valores de un emprendimiento o compañía son los fundamentos de toda planificación. Ellos te dan la dirección hacia la cual queremos llevar a nuestra organización.

Para empezar a aterrizar la visión y la misión se realiza un análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, mejor conocido como FODA o DAFO.

El FODA es una pequeña tabla donde se colocan los principales aspectos internos y externos que se consideran para trazar una estrategia alineada con la misión y la visión.

Dependiendo de la complejidad de la organización, se realiza otra tabla llamada análisis PEST donde se plasman factores Políticos, Económicos Sociales y Tecnológicos que se consideran en la definición de los objetivos estratégicos.

También es importante tener a la mano reportes de resultados en años anteriores, iniciativa de proyecto existentes, así como también evaluación de la competencia.

Crear la estrategia

crear estrategia empresarial

Con toda esta información y análisis, llega la hora de definir las estrategias, que no son más que algunos objetivos de alto nivel que esperamos sean cumplidos.

El FODA sirve de insumo para crear las estrategias u objetivos estratégicos resultante de 4 posibilidades que derivan de otra tabla llamada análisis CAME: (Corregir Debilidades, Afrontar Amenazas, Mantener Fortalezas, Explotar oportunidades).

Los objetivos estratégicos que quieres lograr y definen en gran medida tu diferenciador como persona o empresa.

Desarrollar objetivos tácticos y sus metas

planificación de objetivos

Ahora se formulan los objetivos tácticos o Key Performace Indicators (KPI), que son la manera práctica en la cual lograrás los objetivos estratégicos.

Cada objetivo lleva atada una meta que es el valor el cual queremos alcanzar en ese objetivo. Por ejemplo

  • Objetivo: Bajar de Peso
  • Meta: peso corporal menor a 70 Kg

Estos objetivos brindan la línea de acción que seguirás y de ellos nacen los proyectos o actividades que vas a ejecutar.

Cada objetivo debe cumplir con la metodología SMART, es decir, debe cumplir con las siguientes características:

  • Specific (específico): por si solo se entiende
  • Mensurable (medible): tiene una manera de ser cuantificado
  • Achievable (alcanzable): su meta es retadora pero a su vez realista.
  • Relevant (relevante): su resultado aporta de forma real al cumplimiento de la estrategia
  • Timely (temporal): tiene una fecha en la cual debe ser alcanzada la meta.

Asegurar que los objetivos están alineados a las perspectivas

Muchas veces, como empresarios, por naturaleza, tendemos a formular estrategias que apuntan solo a aspectos financieros (ventas, rentabilidad).

Esto crea distorsiones en en funcionamiento de la empresa que dejan de lado otros aspectos que garantizan su estabilidad.

Según la metodología Balanced Business Scorecard (BSC) de Robert Kaplan y David Norton

, para garantizar una empresa exitosa a largo plazo, los objetivos deben apuntar de forma equilibrada a diferentes perspectivas:

  • Financiera: factores relacionados con ventas y rentabilidad
  • Del cliente: la satisfacción del cliente y sus exigencias.
  • De los procesos internos: procesos críticos para crear y entregar tu producto o servicio
  • De aprendizaje y crecimiento: el conocimiento que deben tener tu y tus colaboradores para entregar tu propuesta de valor y hacer crecer a la organización.

Planificación y ejecución de proyectos

planificación de proyectos

Ya con los objetivos listos y alineados a las perspectivas, se definen las actividades o proyectos que necesitas llevar a cabo para cumplir esos objetivos.

A efecto de que las actividades se lleven a cabo, siempre deben tener un responsable y una fecha de cumplimiento.

Esta es la etapa más práctica y donde disfrutarás trabajar para hacer cumplir tu visión y misión.

Evaluación

revisión de objetivos estrategicos

Los indicadores de desempeño (KPI’s) se revisan de forma sistemática para evaluar su cumplimiento y si ese cumplimiento realmente está aportando al cumplimiento de la estrategia.

Para ello se crean tableros que contienen la información actualizada del estado actual del cumplimiento de cada uno de los objetivos que se han trazado. A estos tableros se les conoce como Cuadro de Mando.

Estos cuadros de mando son de conocimiento público y cada individuo de la organización debe tenerlos presente en su gestión del día a día para asegurar que cada una de las actividades que realice apunten al cumplimiento de los KPI.

Conclusiones

La planificación permite que se puedan alcanzar las máximas intenciones declaradas en la misión o visión de una empresa o emprendimiento.

De nada vale tener las mejores intenciones si no las llevas a cabo, por ejemplo, muchos quieren perder peso pero no hacen nada para bajar los kilos que su salud necesita.

Solo estableciendo objetivos claros y metas desafiantes pero alcanzables puedes generar las acciones concretas que te llevarán al éxito y mantendrán tu motivación.

Y no solo es llevar todo al papel, es hacerse seguimiento a que dichas acciones se realicen exitosamente y que sus resultados sean los deseados.